Product Manager nên từ chối như thế nào để “được lòng người” nhất?

Tác giả: Maddy Kirsch

Cách từ chối hay ho cho Product Manager là gì?

Công việc của Product Manager là gì? Họ phải đưa ra được những lựa chọn tốt nhất. Vậy để đưa ra những lựa chọn tốt nhất, một Product Manager thường phải nói không với những đề xuất, ý tưởng, yêu cầu hay thậm chí là sự đòi hỏi từ các bên liên quan. Tuy nhiên, trên thực tế để được lòng mọi người cũng như công việc được suôn sẻ hơn, bạn nên biết cách từ chối khéo léo, hãy làm sao để đối phương có thể hiểu được vấn đề và tôn trọng quyết định của bạn.

6 mẹo các Product Manager có thể sử dụng để nói “không”

Dành thời gian để thảo luận với các bên liên quan về yêu cầu của họ

Lý do cho việc này rất đơn giản, tất cả mọi người đều muốn được lắng nghe. Trong những khóa đào tạo trước khi nhận việc của các công ty lớn, như với chương trình KMS Technology tuyển dụng, Product Manager sẽ được hướng dẫn về cách lắng nghe những yêu cầu và khiếu nại của khách hàng, sau đó nói chuyện với họ như thế nào để họ hiểu và thông cảm với vấn đề hiện tại.

Khi một bên liên quan trong nội bộ công ty hoặc một khách hàng đến gặp bạn với yêu cầu thêm một tính năng hay một yêu cầu mà bạn không thể hỗ trợ, ít nhất là không phải ngay lập tức, bạn đừng vội vàng nói lời từ chối với họ.

Bạn không nên nói những câu nói đại loại như “Điều đó có vẻ không phải là ưu tiên cho sản phẩm này” hoặc, “Chúng tôi không có điều đó trong lộ trình.” Tại sao? Có hai nguyên do:

Đầu tiên, khi bạn từ chối mà không đưa ra những lý do thích hợp cho yêu cầu của bên liên quan, bạn sẽ khiến họ có cảm giác không hề được lắng nghe hay suy xét đến quan điểm của họ. Thay vào đó, Product Manager hãy dành thời gian ghi nhận yêu cầu, giải thích cho người đó hiểu rằng bạn hiểu tại sao họ muốn hoặc cần nó, tuy nhiên để thực hiện yêu cầu này ngay bây giờ thì rất khó.

Thứ hai, Product Manager có thể nói rằng “Đó không phải là ưu tiên của chúng tôi”. Trong trường hợp này dù bạn không giải thích quá nhiều về lý do từ chối nhưng ít ra vẫn tốt hơn so với việc bị từ chối mà không biết lý do là gì.

Xem thêm Một ngày làm việc của Google Product Manager

Vậy nên lời khuyên của tôi ở đây là, khi bạn phải từ chối ai đó, hãy chứng minh rằng bạn hiểu rõ công việc của mình và có lý do chính đáng để làm như vậy.

Tìm việc product manager mới nhất trên Station D

Hiểu rõ nội dung công việc để đưa ra những lập luận hợp lý

Năng lực của Product Manager là gì? Để có năng lực làm việc xuất sắc, bạn cần dành nhiều thời gian để nghiên cứu và nghiền ngẫm về dự án của mình. Điều này bao gồm sự hiểu biết cặn kẽ về thị trường, nguồn nhân lực và năng lực nội bộ của công ty, bối cảnh cạnh tranh và các yếu tố cạnh tranh thị trường ảnh hưởng đến các quyết định chung như thế nào. Lúc này, bạn có thể đưa ra nhiều lý do thuyết phục hơn cho sự từ chối của mình.

Do đó, trước tiên Product Manager nên dành thời gian thảo luận với người yêu cầu. Điều này sẽ chứng tỏ rằng bạn có thiện chí và muốn hiểu nhu cầu của họ, đánh giá cao gợi ý của họ. Sau đó, khi giải thích lý do tại sao bạn không thể đáp ứng yêu cầu, bạn có thể cung cấp bối cảnh lớn hơn – như các dự án cạnh tranh hoặc duy trì tính đơn giản và khả năng sử dụng của sản phẩm – mà người yêu cầu có thể không xem xét đến.

Nếu có thể, hãy chứng minh ý kiến này chỉ có giá trị nhất thời mà thôi

Giá trị nhất thời cần sự giải thích của Product Manager là gì? Giả sử trong trường hợp Product Manager phải từ chối yêu cầu từ nhóm bán hàng hoặc tiếp thị dù nó thật sự là quyết định hay ho. Hoặc một ý kiến mà bạn đơn giản là chưa từng gặp phải và có thể đáng được đưa vào kế hoạch sản phẩm nhưng trước tiên cần được kiểm tra. Câu trả lời của bạn lúc này có thể không phải là “không” – mà thay vào đó là “không phải lúc này”.

Ý tưởng thứ hai để các bên liên quan thấy rằng Product Manager dự định đánh giá các yêu cầu của họ và bạn không từ chối chúng, mà là đặt những yêu cầu này trong một diễn đàn cộng đồng, lý tưởng là một diễn đàn có thể truy cập được cho cả nhóm nội bộ của bạn cũng như khách hàng bên ngoài và thậm chí triển vọng, nơi bất kỳ bên quan tâm nào có thể bỏ phiếu hoặc bình luận về các ý tưởng mới.

Sự rõ ràng trong lựa chọn của Product Manager là gì?

Nhất là khi làm việc với các giám đốc trong công ty, bạn nên trình bày rõ ràng về lộ trình làm việc sản phẩm, bạn sẽ áp dụng những phương pháp nào, chủ đề, tính năng nào cho dự án này. Nếu bạn có thể chứng minh rõ ràng thông qua bản trình bày về cách làm việc của mình, rằng giai đoạn nước rút tiếp theo hoặc chu kỳ phát triển dài hạn hơn cần tập trung vào X, với lý do vững chắc đằng sau quyết định đó. Chắc chắn lúc này các bên liên quan sẽ thấy hợp lý và thông cảm với hành động rằng bạn không thể đáp ứng yêu cầu của họ với đề xuất Y.

Khả năng giao tiếp tốt của Product Manager là gì? Hãy hạn chế dùng chủ từ “tôi” khi nói không

Với tư cách là một Product Manager, bạn là người mà các bên liên quan sẽ đưa ra ý tưởng hoặc yêu cầu cho lộ trình phát triển sản phẩm. Nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc bạn đang đưa ra quyết định mang tính cá nhân khi từ chối yêu cầu đó. Một cách hữu hiệu để nhấn mạnh điều này và giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về lý do tại sao bạn phải từ chối họ, đó là không đề cập đến bản thân bạn trong cuộc trò chuyện. Chẳng hạn thay vì nói “Tôi không nghĩ chúng ta nên tập trung vào ý kiến đó bây giờ”, bạn hãy nói rằng “Nghiên cứu của chúng tôi đã cho chúng tôi biết điều đó…”.

Cố gắng đừng dùng từ “không” dù bạn đang nói không

Đây là một cách rất hay để Product Manager vừa thể hiện sự tôn trọng với đối phương vừa có cơ hội tận dụng được những ý tưởng tốt cho thời điểm khác. Bạn có thể nói mình sẽ dành ý kiến này cho kế hoạch sắp tới,… Bạn không cam kết bất cứ điều gì, nhưng việc bạn ghi nhận ý kiến đó khiến người nói có cảm giác được tôn trọng và ý tưởng của họ dường như cũng có giá trị nào đó trong chiến lược sản phẩm của bạn.

Xem thêm Tui muốn làm Product Manager (PM)! Biết PM là gì chưa mà đòi?

Kết luận

Những mẹo nhỏ trên đây dù không phải là tất cả nhưng cũng sẽ phần nào quyết định được sự khéo léo và khả năng giao tiếp chuyên nghiệp của một Product Manager. Bạn vừa giữ nguyên được bản kế hoạch mà mình cho là tốt nhất, lại vừa không khiến người khác cảm thấy tức giận mà được tôn trọng hơn rất nhiều.

Xem thêm các việc làm hấp dẫn KMS Technology tuyển dụng

Bài viết gốc được đăng tải tại productplan.com

Có thể bạn quan tâm:

• Làm sao phát hành thành công một sản phẩm ở vị trí Product Manager?
• Tại sao bạn lại muốn trở thành Product Manager?
• Trách nhiệm chính của một Product Manager xuất sắc là gì?

Xem thêm việc làm tuyển dụng IT hấp dẫn tại Station D